Tietosuojakäytäntö

esittely

Tässä tietosuojakäytännössä esitetään, miten DEBRA kerää, käyttää ja suojaa henkilötietoja. Sen tarkoituksena on varmistaa, että yksilöt ymmärtävät, miten heidän tietojaan käsitellään, ja että he noudattavat asiaankuuluvia tietosuojalakeja.

Tietoturva

DEBRA suhtautuu henkilötietojen turvallisuuteen vakavasti. Toteutamme erilaisia toimenpiteitä tietojen suojaamiseksi luvattomalta käytöltä, pääsyltä tai paljastamiselta. Näihin toimenpiteisiin kuuluvat salaus, käyttöoikeuksien hallinta ja säännölliset turvallisuusarvioinnit henkilötietojen eheyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi.

Oikeudenmukaisuus

DEBRA käsittelee henkilötietojasi aina oikeudenmukaisesti ja lainmukaisesti ja kerää sinulta tietoja vain tietosuojakäytännössämme määriteltyihin tarkoituksiin palveluidemme ja tuen tarjoamiseksi.

Data Controller

DEBRA, Capitol Building, Oldbury, Bracknell RG12 8FZ

Tietosuojavastaava

Dawn Jarvis – dawn.jarvis@debra.org.uk

ICO-rekisteröintinumero

Z6861140

Mitä tietoja keräämme, käytämme ja miksi?

DEBRA voi kerätä alla lueteltuja tietoja tarjotakseen palveluita ja tavaroita, mukaan lukien toimitukset ja kolmansien osapuolten suositukset:

Nimet ja yhteystiedot
Sukupuoli
Osoitteet
Syntymäaika
Hätätilan yhteystiedot
Lähiomaisen tiedot
Valokuvat tai videotallenteet
Palvelun käyttöhistoria
Terveystiedot (mukaan lukien sairaudet, testitulokset, allergiat, lääketieteelliset vaatimukset ja sairaushistoria)
Ravitsemustiedot (mukaan lukien allergiat ja terveysongelmat)
Tietoa työstä, kodista ja elinolosuhteista
Tietoja tukivaatimuksista
Tietoja elämäntyylistä, kiinnostuksen kohteista tai henkilökohtaisesta historiasta
Rikostiedot
Kokous- ja päätöspöytäkirjat
Tiedot tuloista ja taloudellisista tarpeista rahoitusta tai henkilökohtaista budjettitukea varten
Maksutiedot (mukaan lukien kortti- tai pankkitiedot siirtoja ja suoraveloituksia varten)
Verkkosivuston käyttäjätiedot (mukaan lukien käyttäjäpolut ja evästeiden seuranta)
Onnitteluihin tai valituksiin liittyvät tiedot

Keräämme tai käytämme seuraavia tietoja lahjoitusten tai rahoituksen vastaanottamiseen ja varainkeruutoiminnan järjestämiseen:

Nimet ja yhteystiedot
Osoitteet
Maksu- tai pankkitiedot
Lahjoitushistoria
Verovelvollisen tiedot (lahjoitusapua varten)

Keräämme tai käytämme seuraavia henkilötietoja palvelupäivityksiin tai markkinointitarkoituksiin:

Nimet ja yhteystiedot
Osoitteet
Markkinoinnin mieltymykset
Ostohistoria
Lahjoitushistoria
Verkkosivuston ja sovelluksen käyttäjäpolun tiedot
Tarvittaessa kirjaa suostumuksesta

Keräämme tai käytämme seuraavia henkilötietoja tutkimus- tai arkistointitarkoituksiin:

Nimet ja yhteystiedot
Osoitteet

Keräämme tai käytämme seuraavia henkilötietoja lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi:

Nimi
Ota yhteyttä
Rahoitustapahtumatiedot

Keräämme tai käytämme seuraavia henkilötietoja rekrytointitarkoituksiin:

Yhteystiedot (esim. nimi, osoite, puhelinnumero tai henkilökohtainen sähköpostiosoite)
Syntymäaika
sosiaaliturvatunnus
Kopiot passista tai muusta valokuvalla varustetusta henkilöllisyystodistuksesta
Työhistoria (esim. työhakemus, työsuositukset tai sivutyö)
Koulutushistoria (esim. pätevyydet)
Työoikeustiedot
Tiedot mahdollisista rikostuomioista (esim. Disclosure Barring Service (DBS), Access NI- tai Disclosure Scotland -tarkastukset)
Turvallisuusluokituksen tiedot (esim. perustarkastukset ja korkeammat turvallisuusluokitukset)
Rotu tai etninen alkuperä

Keräämme tai käytämme seuraavia henkilötietoja kyselyiden, valitusten tai vaatimusten käsittelyyn:

Nimet ja yhteystiedot
Osoite
Kirjeenvaihto

Laillinen perusta

Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle palveluiden ja tavaroiden tarjoamiseksi, mukaan lukien toimitus ja kolmansien osapuolten suositukset, ovat:

Suostumus: Olemme saaneet sinulta suostumuksesi annettuamme sinulle kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Selvyyden vuoksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Oikeutetut edut: Keräämme tai käytämme tietojasi, koska se hyödyttää sinua, organisaatiotamme tai jotakuta muuta aiheuttamatta kohtuutonta haittariskiä kenellekään. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta tietojen siirrettävyyteen. Oikeutetut etumme ovat:
- Kirjaa toteutettu tuki/toiminta ja käytä sitä nimettömänä raportointi- ja rahoitustarkoituksiin. Näitä tietoja ei käytetä markkinointitarkoituksiin.
- Kun liityt jäsenyysohjelmaamme, saat tiedon eduista ja tavoista, joilla otamme sinuun yhteyttä. Osana jäsenyytesi etuja lähetämme sinulle tiedotteita, jotka sisältävät tietoa tutkimuksesta ja tarjotuista palveluista, tietopäivityksiä, kyselyitä ja verkostoitumiskutsuja, loma-asuntoja ja tukiapurahoja.

Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle lahjoitusten tai rahoituksen vastaanottamiseksi ja varainhankintatoiminnan järjestämiseksi on:

Suostumus: Olemme saaneet sinulta suostumuksesi annettuamme sinulle kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Selvyyden vuoksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Oikeutetut edut: Keräämme tai käytämme tietojasi, koska se hyödyttää sinua, organisaatiotamme tai jotakuta muuta aiheuttamatta kohtuutonta haittariskiä kenellekään. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta tietojen siirrettävyyteen. Oikeutetut etumme ovat:
- Yritysten väliset ja yrityskumppanuussuhteet: Oikeutettu etu on peruste sille, että DEBRA pitää yhteyttä nimettyihin henkilöihin yrityksen osoitteessa ja yrityskumppanuusyhteyshenkilöihin. Voit kieltäytyä näistä viesteistä ottamalla yhteyttä varainkeruuosastoomme osoitteessa fundraising@debra.org.uk.

Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle palvelupäivityksiä tai markkinointitarkoituksiin on:

Suostumus: Olemme saaneet sinulta suostumuksesi annettuamme sinulle kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Selvyyden vuoksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Oikeutetut edut: Keräämme tai käytämme tietojasi, koska se hyödyttää sinua, organisaatiotamme tai jotakuta muuta aiheuttamatta kohtuutonta haittariskiä kenellekään. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta tietojen siirrettävyyteen. Oikeutetut etumme ovat:
- DEBRA käyttää oikeutettua etua oikeusperustana kommunikoidakseen henkilöiden kanssa, jotka ovat antaneet meille postiosoitteensa, jos pidämme tarkoitusta kohtuullisena ja yhteensopivana alkuperäisen tarkoituksen kanssa.

Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle tutkimus- tai arkistointitarkoituksiin on:

Suostumus: Olemme saaneet sinulta suostumuksesi annettuamme sinulle kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Selvyyden vuoksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle lakisääteisten vaatimusten noudattamiseksi on:
Lakisääteinen velvoite: Meidän on kerättävä tai käytettävä tietojasi voidaksemme noudattaa lakia. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta tietojen poistamiseen, oikeutta vastustaa ja oikeutta siirtää tiedot.

Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle rekrytointitarkoituksiin on:

Suostumus: Olemme saaneet sinulta suostumuksesi annettuamme sinulle kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Selvyyden vuoksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.
Sopimus: Meidän on kerättävä tai käytettävä tietoja voidaksemme tehdä tai panna täytäntöön sopimuksen kanssasi. Kaikki tietosuojaan liittyvät oikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä.
Lakisääteinen velvoite: Meidän on kerättävä tai käytettävä tietojasi voidaksemme noudattaa lakia. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta tietojen poistamiseen, oikeutta vastustaa ja oikeutta siirtää tiedot.

Oikeudellinen perusteemme henkilötietojen keräämiselle tai käyttämiselle kyselyiden, valitusten tai vaatimusten käsittelyä varten on:

Suostumus: Olemme saaneet sinulta suostumuksesi annettuamme sinulle kaikki tarvittavat tiedot. Kaikki tietosuojaoikeutesi voivat olla voimassa, lukuun ottamatta oikeutta vastustaa tietojen käsittelyä. Selvyyden vuoksi, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa.

Mistä saamme tietoa

Suoraan sinulta
Perheenjäseniltä tai hoitajilta
Muilta kolmansilta osapuolilta, esimerkiksi NHS:ltä, sosiaalipalveluilta ja muilta terveydenhuollon ja hoidon tarjoajilta

Kuinka kauan säilytämme tietoja

Säilytämme henkilötietojasi vain niin kauan kuin meidän on käytettävä niitä tässä käytännössä määriteltyihin tarkoituksiin. Tietojen säilytyskäytäntömme määrittää säilytysajat näiden asiaankuuluvien tarkoitusten osalta. Tietojen säilytysaikoja koskevia ohjeita noudatetaan, jos tietojen säilyttämiseen on laissa säädetty aika, tietojen säilyttämisen tarkoitus ja onko olemassa oikeutettu syy (esim. tulevat oikeudelliset riidat).

Henkilötietoja tarkistetaan ajoittain ja hävitetään, jos niitä ei enää tarvita. Henkilötiedot, joita ei enää tarvita, hävitetään turvallisesti tai anonymisoidaan tilastollisia tai historiallisia tutkimustarkoituksia varten. Maksukorttitietoja ei säilytetä maksutapahtuman suorittamisen jälkeen.

Kenelle jaamme henkilötietoja

Tietojen käsittelijät:

- HMRC: Tämä tietojenkäsittelijä suorittaa puolestamme seuraavat toiminnot: Lahjoitusavun kerääminen. Meillä on yhteisrekisterinpitäjäsuhde HMRC:n kanssa. Käsittelemme henkilötietojasi kyseisen yhteisrekisterinpitäjän kanssa seuraavasta syystä: DEBRA lähettää taloudellisia tietoja HMRC:lle lahjoitusavun keräämistä varten.
- Vähittäiskaupan lahjoitusapujärjestelmä: DEBRAlla on lakisääteinen velvollisuus jakaa tietoja HM Revenue and Customsille (HMRC) kerätäkseen lahjoitusapua myymälöissämme myytyjen käytettyjen tavaroiden myynnistä. DEBRAlla on lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa sinulle näistä myynneistä, jotta voit tarkistaa, että maksat riittävästi veroa vaaditun summan kattamiseksi. Käytämme tietojasi pitääksemme tietomme ajan tasalla. Tähän sisältyy mahdollisten osoitteenmuutosten ja lahjoitusapuilmoituksen uusimisten kirjaaminen. Kommunikoimme kanssasi haluamallasi tavalla. Voit kieltäytyä myymälöiden lahjoitusapujärjestelmästä milloin tahansa, ja sinulla on 21 päivän irtisanomisaika peruuttaa kaikki vaatimukset.

Muut, joiden kanssa jaamme henkilötietoja:

- Muut terveydenhuollon tarjoajat (esim. yleislääkärit ja konsultit)
- Hoidon tarjoajat
- Organisaatiot, joiden kanssa meidän on jaettava tietoja turvallisuussyistä
- Ulkopuoliset tilintarkastajat tai tarkastajat
- Organisaatiot, joiden kanssa meillä on lakisääteinen velvollisuus jakaa henkilötietoja
- Muut kolmannen osapuolen käsittelijät: Tietojen turvallisuuden varmistamiseksi on käytössä suojaustoimenpiteitä. Ulkoisten palveluntarjoajien kanssa tehdään tietojenjakosopimus ennen tietojen jakamista esimerkiksi varainkeruukampanjoita, perintömarkkinointia ja tapahtumavarauspalveluita varten. Tietoja käytetään vain siihen DEBRA-projektiin, jonka toteuttamiseen heidät on valtuutettu.
- Postitukset: Saatamme aika ajoin käyttää postitusyhtiötä, ja verkkopostituksiin käytetään Mailchimpiä.
- Varainhankintayritykset: DEBRA voi käyttää kolmannen osapuolen tietojenkäsittelijää potentiaalisten yrityslahjoittajien tutkimiseen. Sopimukset varmistavat, että jaetut tiedot säilytetään turvallisesti.
- Perintö: Tietoja kerätään hallinnollisiin tarkoituksiin.
- Maksutiedot: Tämä sisältää muun muassa luotto-/debit-korttitiedot, Just Givingin, Stripen ja Rapidatan tiedot. Nämä tiedot välitetään turvallisesti kolmannen osapuolen käsittelijöille tarvittaessa maksujesi käsittelemiseksi, jos teet ostoksia tai lahjoituksia.
- Meillä on myös yhteisrekisterinpitäjäsuhde Unity Lotteryn kanssa. Käsittelemme henkilötietojasi kyseisen yhteisrekisterinpitäjän kanssa seuraavasta syystä: DEBRA-arpajaisten hallinnointi.
- Kauppaan toimitus- ja noutopalvelu: Jos käytät DEBRA:n kauppaan toimitus- tai noutopalveluita, tietojasi voidaan jakaa kolmannen osapuolen toimittajien kanssa. Tietojesi suojaamiseksi laaditaan tietojenjakosopimus.
- Sähköiset kuitit: Jos valitset kuittisi lähetettäväksi sähköpostitse tehdessäsi ostoksia DEBRA-myymälässä, keräämme sähköpostiosoitteesi.
- Loma-asunnot: Kun varaat DEBRA-loma-asunnon, henkilötietosi (vieraiden nimet ja mahdolliset EB-tunnukset) jaetaan lomakeskuksen toimiston kanssa. Lisätietoja on varaamasi loma-asunnon verkkosivuston tietosuojakäytännössä.
- Henkilöstöhallinto: DEBRA käyttää kolmannen osapuolen verkkopohjaista rekrytointityökalua työhakemusten alkuvaiheen tietojen keräämiseen. Näitä tietoja säilytetään 2 vuotta. Näitä tietoja säilytetään EU:n sisällä GDPR-lain mukaisesti. DEBRAlla on sopimus sen varmistamiseksi, että kerätyt tiedot säilytetään turvallisesti. Jos olet DEBRA:n työntekijä, tietojasi säilytetään turvallisesti nykyisten lakisääteisten vaatimusten mukaisesti 6 vuotta työsuhteen päättymisen jälkeen.
- Kun haet vapaaehtoistyöntekijän roolia: Keräämme nimesi, osoitteesi, puhelinnumerosi ja suosittelijoidesi tiedot hakemuksesi käsittelyä, DBS-tarkastuksia jne. varten. Näitä tietoja käsitellään samalla tavalla kuin työsuhdetietoja.

Kuinka peruuttaa suostumus ja muuttaa tapaa, jolla kommunikoimme kanssasi

Voit peruuttaa suostumuksesi ja vastustaa osaa tai kaikkia suoramarkkinointiviestintäämme milloin tahansa ottamalla yhteyttä debra@debra.org.uk tai soittamalla pääkonttoriimme numeroon 01344 771961 ja ilmoittamalla, mistä lähetyksistä et halua vastaanottaa. Voit peruuttaa markkinointiviestintämme milloin tahansa napsauttamalla markkinointisähköpostiemme lopussa olevaa 'peruuta tilaus' -linkkiä. Voit myös käyttää näitä tietoja ilmoittaaksesi meille, jos yhteystietosi muuttuvat, jotta voimme pitää tietomme ajan tasalla.

Jos olet ilmoittanut, ettet halua meidän ottavan sinuun yhteyttä markkinointitarkoituksessa, säilytämme tietosi "älä ota yhteyttä" -listalla varmistaaksemme, ettemme ota sinuun yhteyttä vahingossa. Saatamme kuitenkin joutua ottamaan sinuun yhteyttä, jos jatkat kanssamme asiointia, mukaan lukien (mutta ei rajoittuen):

Tekemiesi lahjoitusten tai jatkuvien suoraveloitusten käsittely.
Antaa sinulle tietoja, joita tarvitset osallistuaksesi toimintaan tai tapahtumaan, johon olet rekisteröitynyt.
Valitukset, selitykset ja anteeksipyynnöt siitä, missä olemme tehneet virheitä.
Tulevien oikeudellisten vaatimusten käsittely, jotka liittyvät kanssasi tekemääni sopimukseen.
Tietojen käsittely hallinnollisiin tarkoituksiin ja lakisääteisiin syihin, kuten lahjoitusavun hallinnointiin, työsuhde- ja vapaaehtoistyöhön liittyviin tietoihin.

Käyttöoikeudet

Yksilöillä on useita oikeuksia henkilötietoihinsa liittyen, mukaan lukien oikeus:

Pääsy tietoihinsa: Pyydä kopio heistä hallussamme olevista henkilötiedoista.
Oikaista tietonsa: Pyydä korjaamaan virheelliset tai puutteelliset tiedot.
Poista heidän tietonsa: Pyydä henkilötietojensa poistamista tietyissä olosuhteissa.
Rajoita käsittelyä: Pyydä rajoituksia tietojensa käyttöön.
Vastustaa käsittelyä: Vastustaa tietojensa käsittelyä tiettyihin tarkoituksiin.
Tietojen siirrettävyys: Pyytää tietojensa siirtoa toiselle organisaatiolle.

Aiheen käyttöoikeuspyynnöt

Sinulla on oikeus saada kopio DEBRA:n sinusta säilyttämistä tiedoista. Tätä kutsutaan rekisteröidyn tiedonsaantipyynnöksi. Pyyntö näiden tietojen saamiseksi voidaan tehdä kirjallisesti tietosuojavastaavalle – Dawn Jarvisille – sähköpostitse osoitteeseen dawn.jarvis@debra.org.uk tai postitse osoitteeseen DEBRA, The Capitol Building, Oldbury, Bracknell, RG12 8FZ.

Anna mahdollisimman paljon yksityiskohtia etsimistäsi henkilötiedoista ja siitä, liittyvätkö ne tiettyyn tapahtumaan tai tiettyyn päivämäärään/ajanjaksoon.

DEBRA ei koskaan myy tietojasi kolmannelle osapuolelle.

Tietojen tallennus

DEBRA pyrkii säilyttämään henkilötietoja EU:n sisällä, mutta joidenkin verkkopalveluiden (eBay, Shopify) tietoja voidaan säilyttää EU:n ulkopuolella.

Kuinka valittaa

Jos sinulla on huolenaiheita henkilötietojesi käytöstä, voit tehdä meille valituksen käyttämällä tämän tietosuojailmoituksen yläosassa olevia yhteystietoja.

Jos olet edelleen tyytymätön siihen, miten olemme käyttäneet tietojasi, vaikka olet tehnyt meille valituksen, voit tehdä valituksen myös Tietosuojavaltuutetulle (ICO).

Tietosuojavaltuuston (ICO) osoite: Information Commissioner's Office, Wycliffe House, Water Lane, Wilmslow, Cheshire, SK9 5AF

Puhelinnumero: 0303 123 1113

Verkkosivu: https://www.ico.org.uk/make-a-complaint

Muutoksia käytäntöön

DEBRA voi päivittää tätä tietosuojakäytäntöä ajoittain vastaamaan käytäntöjemme tai lakisääteisten vaatimusten muutoksia. Ilmoitamme yksilöille merkittävistä muutoksista julkaisemalla päivitetyn tietosuojakäytännön verkkosivustollamme ja tarvittaessa suoraviestinnällä.

Tämä tietosuojakäytäntö päivitettiin viimeksi marraskuussa 2025.